Dlaczego stworzyliśmy ten program?

Z naszych doświadczeń pracy z menedżerami jasno wynika, że bez względu na staż w zakresie zarządzania zespołem – skuteczne delegowanie zadań stanowi wyzwanie dla wielu menedżerów.

Najczęściej zgłaszane trudności w zakresie delegowania to tendencja do brania na siebie za dużo zadań i odpowiedzialności, w przekonaniu że „sam zrobię lepiej i szybciej” lub „mój zespół
już i tak jest przytłoczony zbyt dużą liczbą zadań”. Innymi trudnościami jest przekazanie zadania do realizacji w taki sposób, aby pracownik dokładnie tak samo jak menedżer rozumiał zadanie:
co i w jaki sposób ma zrobić, do kiedy. Często zdarza się, że dopiero podczas monitoringu lub nawet odbioru zadania, pracownik dostarcza rezultat nie spełniający oczekiwań menedżera.
Od sposobu delegowania zadania zależy nie tylko skuteczność realizacji celu, ale przede wszystkim jakość realizacji oraz motywacja pracownika. Często niewłaściwe delegowanie zadania jest przyczyną wielu nieporozumień i trudności podczas monitorowania zadania,
czy przekazywania informacji zwrotnej. Co w rezultacie prowadzi do spadku motywacji
i zaangażowania pracownika.

Delegowanie jest niedocenianym elementem budowania samodzielności i odpowiedzialności zespołu, rozwoju kompetencji pracowników, wzmacniania motywacji i zaangażowania. Jeśli jako menedżer masz wrażenie, że tylko ty bierzesz odpowiedzialność za rezultaty, że często prowadzisz trudne rozmowy monitorujące, korygujące i dyscyplinujące, zacznij od delegowania zadań. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że zmiany w sposobie delegowania zadań będą rozwiązaniem twoich codziennych trudności w pracy z zespołem.

Jakie korzyści przynosi udział w szkoleniu?

W pierwszej części warsztatu uczestnicy:

• Praktyczne wskazówki i dobre praktyki w zakresie delegowania zadań pracownikom:
  co i komu delegować, w jaki sposób, które zadania i kiedy pozostawić dla siebie?
• Autodiagnoza wspierające identyfikację źródeł trudności w procesie delegowania zadań,
• Możliwość analizy zadań realizowanych w zespole i przygotowania matrycy wspierającej priorytetyzację zadań oraz zapewnienie efektywności zespołu,
• Możliwość analizy zespołu pod kątem kompetencji i poziomu zaangażowania tak, aby rozpisać matrycę delegacji zadań (komu, co i w jaki sposób mogę delegować),
• Metody wspierające prowadzenie rozmowy delegującej podczas spotkania 1:1 oraz podczas spotkania zespołowego: o co zadbać, jak zadawać pytania, jak doprecyzowywać kwestie niejasne, jak przekazywać oczekiwania i kryteria wykonania zadania, jak angażować i motywować pracowników, jak wspierać samodzielność i odpowiedzialność za rezultaty,
• Praktyczne wskazówki jak budować zaufanie i wzmacniać autorytet lidera poprzez delegowanie zadań.

Jak przebiega szkolenie?

Moduł 1: Delegowanie zadań w moim zespole – aktualna sytuacja

• Czym jest delegowanie i dlaczego jest kluczowe dla efektywnego zarządzania?
• Korzyści i wyzwania związane z delegowaniem.
• Autodiagnoza: czy deleguję wystarczająco dużo i skutecznie?
• Najczęstsze błędy w delegowaniu i jak ich unikać.

Moduł 2: Proces delegowania – od wyboru zadań do przekazania odpowiedzialności

• Jakie zadania delegować, a które pozostawić dla siebie?
• Dobór odpowiednich osób do realizacji zadań – mapa zespołu pod względem poziomu kompetencji i zaangażowania (w oparciu o model dojrzałości pracownika K.Blancharda)
• Ustalanie jasnych oczekiwań i standardów wykonania zadania, zgodnie z kryteriami SMART.

Moduł 3: Metody delegowania zadań

• Macierz Eisenhowera w nowej odsłonie – jak priorytetyzować zadania do delegowania w oparciu o ważność i pilność, z uwzględnieniem budowania motywacji i zaangażowania pracowników.
• Zasada 70-20-10 – jak stopniowo przekazywać odpowiedzialność i rozwijać kompetencje pracowników.
• Delegowanie w stylu coachingowym – angażowanie pracowników poprzez pytania i wspólne określanie celów.
• Rozmowa delegująca: jak ją przeprowadzić i o co warto zadbać?
• Aktywne słuchanie, parafraza i klaryfikacja jako narzędzia wspierające w skutecznym delegowaniu

Moduł 4: Delegowanie a odpowiedzialność – jak budować zaangażowanie?

• Jak wspierać samodzielność pracowników?
• Delegowanie jako element rozwoju kompetencji pracowników.
• Delegowanie jako element motywowania zespołu.
• Budowanie kultury zaufania i odpowiedzialności poprzez delegowanie.

Podsumowanie szkolenia

• Matryca CSS (continue-stop-start) + plan działań rozwojowych: konkretne działania wspierające wdrożenie nowych umiejętności

Metody szkoleniowe

20 % wiedzy teoretycznej w postaci inspirujących, angażujących grupę mini – wykładów
80% praktyki

• Pigułka wiedzy z przykładami badań dot. omawianego tematu (jakie są trendy na rynku, trudności i skuteczność wdrażanych rozwiązań) oraz dobrymi praktykami zastosowania poznanych metod w organizacjach
• Blok interaktywnych ćwiczeń w parach i grupach opartych o „experience learning” – uczenie przez doświadczenie,
• Autodiagnoza stylu delegowania,
• Symulacje i ćwiczenie metod wspierających delegowanie zadań: indywidualnie w oparciu o case study, w parach i małych grupach
• mapa produktywności i priorytetów dla zespołu
• mapa zespołu pod kątem możliwości delegowania: komu i co delegować? (w oparciu o koncepcję dojrzałości pracownika K. Blancharda)
• symulacje i ćwiczenie facylitacji spotkań zespołowych i 1:1 dedykowanych delegowaniu zadań
• analiza materiału wideo: dyskusja i wypracowanie dobrych praktyk
• wymiana wiedzy i doświadczeń w małych grupach, wypracowanie dobrych praktyk

Materiały dla uczestników

• przewodnik zawierający opis wszystkich metod i narzędzi omawianych podczas szkolenia, praktyczne wskazówki ich zastosowania, przykładowe scenariusze rozmów oraz rekomendowaną literaturę oraz dostępne w internecie materiały audiowizualne (filmy, podcasty)