Standardy w organizacji nie zawsze kojarzą się ze zwinnością adaptacyjną. Często są synonimem nieżyciowych ograniczeń lub norm, które zamiast chronić przed marnotrawstwem, generują kolejne, zamiast usprawniać i przyspieszać, stawiają kolejne przeszkody. Jednak to właśnie standaryzacja procesów w organizacji pozwala na przejrzystość wszystkich działań na każdym etapie funkcjonowania przedsiębiorstwa, kiedy powstaje wartość dodana. Powtarzalność sprawdzonych procesów zapewnia skalowalność oraz umożliwia ciągłe doskonalenie i elastyczność w obliczu zmian.

DLACZEGO?

Wszystkie procesy w organizacji powiązane są ze sobą w jeden system i każdy z nich ma istotny wpływ na kształt strumienia wartości w firmie, czyli jak szybko i jakiej jakości wartość pojawia się w każdym punkcie styku z odbiorcą i na końcu tego strumienia. Przyspieszanie pracy i automatyzacja procesów wydaje się być oczywistym rozwiązaniem, jednak zanim zaczniemy podkręcać taśmę i zastępować procesy obsługiwane przez ludzi, procesami zautomatyzowanymi lub zrobotyzowanymi, warto zastanowić się czy wszystkie czynności w ramach procesów i zależności między różnymi procesami przebiegają w sposób najbardziej optymalny. Optymalny, to znaczy jaki? To znaczy taki, w trakcie którego powstaje jedynie wartość dodana, a wszystkie czynności prowadzą do tego, aby ona powstała. Wynikiem przepływu procesu jest taka wartość (w formie fizycznej, jako usługa lub informacja), która współtworzy wartość oczekiwaną przez odbiorcę i może być bez zastrzeżeń przyjęta na kolejnym etapie budowania wartości, w kolejnym procesie. Wartość oczekiwana przez odbiorcę zmienia się, zmieniają się też uwarunkowania funkcjonowania przedsiębiorstwa, co powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w kształcie procesów.

JAK?

Procesy w organizacji zwinnej adaptacyjnie są doskonalone w trybie ciągłym przez osoby realizujące dany proces. Warunkiem tego jest upowszechniona w całej organizacji wiedza na temat tego, co składa się na propozycję wartości przedsiębiorstwa i jaka wartość dodana powinna pojawić się na końcu obsługiwanego procesu, aby sprostać oczekiwaniom odbiorcy. Pomagamy organizacjom w optymalizacji procesów, wprowadzaniu dobrych praktyk pozwalających na przejrzystość wszystkich działań w ramach organizacji i ciągłe ich doskonalenie. W optymalizacji procesów najważniejsi są ludzie i pytanie: czy to, co teraz robię buduje wartość dodaną. W miejscu, gdzie pojawia się to pytanie, pojawia się też najczęściej odpowiedź i propozycje rozwiązania. Tam też można najszybciej propozycje rozwiązań weryfikować. Stworzenie systemu umożliwiającego zaangażowanie wszystkich osób w organizacji w eliminację marnotrawstw i rozwiązywanie problemów sprawia, że mit ciągłego doskonalenia staje się faktem. Optymalizację procesów realizujemy zgodnie z koncepcją Lean. Ogólna struktura procesów widoczna jest na mapie organizacji (patrz mapa Milky Way). Na tej podstawie wyodrębnić można listę procesów, wymagających zmiany. Bliższa analiza ilości zaangażowanego w dany proces potencjału organizacji , wielkość samego procesu, stopień trudności wprowadzenia zmian i potencjalny wpływ zmiany w danym procesie na cały system organizacji pozwala nadać priorytety procesom, które mają podlegać zmianie. W przypadku, gdy organizacja jest na początku drogi wdrażania zasad ciągłego doskonalenia, najlepszym rozwiązaniem jest wybór prostego procesu, który przyniesie szybki widoczny efekt i pozwoli osobom zaangażowanym przyswoić nowe metody.

WYNIK

Pierwszym efektem porządkowania procesów jest wyodrębnienie istotnych procesów i ustalenie potencjału ich zmiany dla całej organizacji lub branego pod uwagę obszaru. Dokładna obserwacja i pomiar poszczególnych kroków w ramach procesu pozwala ocenić efektywność procesu, zidentyfikować marnotrawstwa, a co za tym idzie wyciągnąć wnioski pozwalające na dokonanie takich zmian w procesie, które pozwolą bardziej efektywnie wykorzystać zaangażowany potencjał i lepiej dopasować go do innych procesów oraz całego systemu organizacji. Doskonalenie procesów realizowane jest przez osoby, które bezpośrednio obsługują dany proces. Podstawą jest dokładna wiedza na temat tego, jaka ma być wynikowa wartość dodana na końcu procesu. Efektem optymalizacji i doskonalenia jest aktualny, dostępny dla wszystkich standard dla danego procesu, znany i stosowany przez osoby, które go realizują.