Organizacja powinna działać z sensem

O spójnym systemie zarządzania w zwinnej adaptacyjnie, uczącej się organizacji. Organizacji, która tworzy wartość dla odbiorcy w oparciu o własne wartości, synchronizację działań ludzi i zespołów oraz ciągłe doskonalenie.

Wartość, wizja, mapy poznawcze i synchronizacja

Potrzeba sensu i chęć stawania się lepszym są wpisane w naszą ludzką naturę.

Poczucie sensu i przekonanie, że możliwe jest ciągłe doskonalenie, leżą u podstaw naszego działania i rozwoju. Brak poczucia sensu i brak wiary w możliwość zmiany na lepsze, prowadzą do stagnacji, a nawet autodestrukcji.

Dotyczy to indywidualnych osób, grup społecznych, zespołów, organizacji i całych ekosystemów tworzonych przez te organizacje.

Sensem dla organizacji i osób zaangażowanych w jej działanie, jest wizja wartości, którą organizacja tworzy. Wartość ta nie może być czymś abstrakcyjnym. Wizja tej wartości powinna być dokładne określona i znana w całej organizacji. Co za tym idzie, każda osoba w organizacji powinna wiedzieć jaki jest jej wkład w tworzenie tej wartości. Każda osoba powinna wiedzieć, jak niezawodnie dostarczać tę swoją część wartości, którą w całości przedsiębiorstwo proponuje i dostarcza odbiorcy, w odpowiedzi na jego potrzeby.

Naturalne jest, że każda osoba posiada ograniczoną wiedzę na temat organizacji – można powiedzieć, że ma swoją własną mapę poznawczą. Mapy te nigdy nie są doskonałe – sporo w nich luk i zniekształceń. Mapy poznawcze poszczególnych osób różnią się od innych. Jednak, z punktu widzenia realizacji działań przedsiębiorstwa zależy nam, aby punkt widzenia wszystkich osób był podobny. To jest podstawa do sprawnego działania zespołowego. Wspólny punkt widzenia osiągamy dzięki wspólnemu mapowaniu rzeczywistości, przy wsparciu konkretnych narzędzi. Upowszechnienie wiedzy na temat faktycznych celów organizacji i całego systemu, za pomocą którego cele te są realizowane, pozwala uzyskać efekt synchronizacji (ang. alignment) działań ludzi w zespołach, oraz synchronizacji działań zespołów.

Narzędzia wspierające w mapowaniu organizacji i zarządzaniu nią, możemy uporządkować w formie spójnej struktury, powiązanych ze sobą elementów. Taka struktura:

ułatwia zrozumienie organizacji i jej zależności z otoczeniem,
pozwala na podejmowanie właściwych decyzji,
pozwala na wybór odpowiedniej strategii,
umożliwia sprawne kaskadowanie celów na zespoły odpowiedzialne za poszczególne obszary,
umożliwia adaptację do zmieniającej się sytuacji we wszystkich obszarach i na wszystkich poziomach.

Architektura zwinnej adaptacyjnie organizacji

Wizja

Wartością opisaną na najwyższym poziomie przedsiębiorstwa jest pozytywna zmiana, do jakiej chce ono doprowadzić w ramach ekosystemu, w którym funkcjonuje. Wartość ta opisana jest w konkretnie zdefiniowanej wizji przedsiębiorstwa. Wizja jest podstawowym narzędziem zarządzania strategicznego. Może być ona wspólna dla wielu organizacji lub spójna z wizjami innych organizacji działających w ramach danego ekosystemu. Wizja powinna być istotna i angażująca dla wszystkich osób, które są częścią organizacji. Wizja mówi dlaczego organizacja istnieje – nadaje jej podstawowy sens i wskazuje kierunek wszystkim działaniom, które podejmowane są w organizacji.

Wraz z definicją wizji, przedsiębiorstwo określa mierniki, po których pozna, że podemowane działania zbliżają do urzeczywistnienia wizji.

Misja

Podczas gdy wizja wskazuje punkt, do którego organizacja zmierza, misja opisuje w zwięzły sposób jak organizacja będzie tę wizję urzeczywistniać. Wskazuje konkretnie dla kogo, w jaki sposób i jaką wartość przedsiębiorstwo tworzy i dostarcza.

Również misja powinna być uzupełniona o zestaw mierników, które pozwolą zweryfikować, czy faktycznie realizowane działania są zgodne z misją.

Cele biznesowe

Cele biznesowe porządkują działania realizowane w ramach misji przedsiębiorstwa. Wskazują dokładnie, jaki wymierny rezultat organizacja chce osiągnąć w określonym zakresie i obszarze.

Podobnie jak w przypadku wizji i misji, cele powinny być wyposażone w mierniki pozwalające ocenić stopień i jakość ich realizacji.

Model biznesowy

Jeśli spojrzymy na organizację jako na jeden duży proces, to model biznesowy pokazuje, co wchodzi do tego procesu i jaki jest ostatecznie wynik tego procesu.

W ramach „wejścia” model biznesowy opisuje jakich konkretnie zasobów przedsiębiorstwo będzie używać do tworzenia propozycji wartości, jakie posiada kluczowe zdolności biznesowe, czyli jakie potrafi prowadzić działania zmierzające do stworzenia wartości oraz z jakimi partnerami zewnętrznymi przedsiębiorstwo będzie współpracować, aby skutecznie tworzyć i dostarczać wartość.

W ramach ”wyniku”, model biznesowy wskazuje jaką propozycję wartości kieruje do jakich konkretnych odbiorców, za pomocą jakich kanałów oraz przewiduje o jakiego typu relacje z klientami będzie dbało przedsiębiorstwo.

Cały model biznesowy, w przejrzystej formie opisuje sposób w jaki organizacja tworzy i dostarcza wartość do konkretnej grupy odbiorców, ze wskazaniem co generuje koszty i gdzie znajdują się źródła zysków.

Model operacyjny i architektura organizacji

Pomiędzy wejściem i wyjściem, opisanym w modelu biznesowym, znajduje się sam proces, czyli model operacyjny oparty na określonej architekturze organizacji.

Model operacyjny stanowi całość zasad, przyjętych przez organizację. Opisuje w sposób logiczny system, który organizacja przyjmuje do realizacji swoich celów. Opisuje jak wygląda podział różnych elementów organizacji, jakie są ich właściwości i zadania, jakie zachodzą między nimi relacje i jak przebiegają interakcje – pozwala zaprojektować zależności przyczynowo skutkowe w całej organizacji. Model operacyjny jest wielowymiarowy – może opisywać organizację z kilku perspektyw – dla każdej z nich istnieje adekwatny opis struktury i aktywności. Model operacyjny jest ściśle powiązany z architekturą organizacji, dzięki której może być on realizowany w praktyce.

Pod pojęciem architektury organizacji rozumiemy logicznie uporządkowane zdolności biznesowe oraz procesy biznesowe i informatyczne, dzięki którym możliwe jest realizowanie aktywności przewidzianych w modelu operacyjnym. Architektura jest mechanizmem, który pozwala przekształcać strategiczne i operacyjne założenia biznesowe w rzeczywiste, namacalne efekty. Jest zestawem konkretnych narzędzi do planowego przekształcania energii i informacji w konkretną wartość dla odbiorców. Dzięki dostępnym zdolnościom i efektywnym procesom, przedsiębiorstwo urzeczywistnia wybraną wizję i misję.

Model doskonalenia

Aby móc przez cały czas odpowiadać na zmieniające się potrzeby odbiorców, dostosowywać się do zmieniających się uwarunkowań rynkowych i wzmacniać swoją konkurencyjność, niezbędne jest stosowanie w organizacji rozwiązań, które usystematyzują i usprawnią proces adaptacji oraz ciągłego doskonalenia. Model doskonalenia obejmuje spójny proces i narzędzia umożliwiające bieżącą adaptację i doskonalenie.

Zwinność adaptacyjna

Dzięki ludziom realizującym misję przedsiębiorstwa, organizacja może być zwinna adaptacyjnie. Zwinność adaptacyjna jest jej „silnikiem” i sprawia, że bez wahania można ją nazwać organizacją uczącą się.

Na zwinność adaptacyjną organizacji składają się konkretne postawy, kompetencje i zachowania poszczególnych osób realizujących działania w ramach przedsiębiorstwa oraz kultura organizacyjna obejmująca zasady pracy, współpracy i komunikacji.

Zwinność adaptacyjna jest podstawą i jednocześnie warunkiem sprawnego funkcjonowania organizacji. W związku z tym, że odnosi się do ludzi, jest tym „składnikiem” organizacji, który jest najbardziej elastyczny. Jest kluczem do adaptacji, sprawnego realizowania procesów oraz ciągłego doskonalenia. Kompetencje, z zakresu zwinności adaptacyjnej umożliwiają utrzymanie kierunku wyznaczonego w wizji przedsiębiorstwa. Pozwala na uważne śledzenie zmian w otoczeniu, dotyczących potrzeb klientów oraz zmian wewnątrz samej organizacji. Taka uważność, poparta odpowiednimi kompetencjami, pozwala na efektywne wykorzystanie zdolności biznesowych i umożliwia wprowadzanie szybkich, adekwatnych zmian.

W modelu zwinności adaptacyjnej wyróżniamy pięć grup kompetencji:

Gotowość do uczenia się
Myślenie systemowe
Dynamizm relacji
Kreatywność i innowacyjność
Skuteczność realizacyjną

Jako Creotab pomagamy w budowaniu zwinnych adaptacyjnie organizacji, wyposażonych w spójny system zarządzania i doskonalenia. Dostarczamy sprawdzone praktyki oraz narzędzia, na każdym poziomie organizacji i we wszystkich obszarach składających się na zwinność adaptacyjną. Pomagamy w dostosowaniu ich do specyfiki przedsiębiorstwa i branży, w której funkcjonują.

Program wsparcia opiera się o model zarządzania opisany w powyższym artykule.