Trudne rozmowy menedżerskie

Dlaczego stworzyliśmy ten program?

Coraz więcej menedżerów, z którymi spotykamy się na naszych szkoleniach, doświadcza trudności w prowadzeniu rozmów dyscyplinujących, korygujących sposób pracy czy postawę pracownika, mających wesprzeć pracownika w poprawie efektywności i osiąganiu lepszych wyników, czy też podczas mediowania konfliktów w zespołach. Menedżerowie spotykają się podczas takich rozmów z szeroką gamą reakcji: od wycofania i totalnie biernej postawy po eskalację emocji, agresję werbalną, szantaż emocjonalny i wymuszenia. Zdarza się, że przyczyną tych reakcji jest niewłaściwy sposób prowadzenia rozmowy przez menedżera. Często jednak przyczyną jest po prostu silny mechanizm obronny w sytuacji zagrożenia, czy też kondycja psychofizyczna pracownika. Menedżer nie jest terapeutą ani interwentem kryzysowym, nie taka jego rola – jednak w sytuacji trudnej dla pracownika warto, aby posiadał podstawową wiedzę i umiejętności wsparcia swojego rozmówcy, z poszanowaniem granic obu stron.

Szkolenie dostarcza wiedzę o tym jak reagujemy w sytuacji trudnej, skąd się biorą emocje i jak działa nasz mózg. Menedżerowie dowiedzą się jak się komunikować przekazując trudne dla rozmówcy informacje, jak konstruktywnie zarządzić reakcją pracownika i udzielić mu wsparcia, zbudować jego otwartość na informację zwrotną, dialog i poszukiwanie rozwiązań. Menedżerowie dowiedzą się również, co w ramach swojej roli mogą zrobić, aby pomóc pracownikowi.

Jakie korzyści przynosi udział w szkoleniu?

• Wiedza odnośnie możliwości wspierania pracowników przez menedżera, w sytuacji trudnej w miejscu pracy, bez przekraczania roli i granic obu stron,
• Scenariusze rozmów z pracownikami w najczęściej występujących sytuacjach, podczas których odbywa się trudne rozmowy tj. niska efektywność pracownika, błędy w pracy, niewłaściwa postawa, konflikt w zespole, odmowa, zakomunikowanie niepopularnej decyzji,
• Praktyczne metody zarządzania emocjonalnymi reakcjami współpracownika,
• Wzmocnienie umiejętności samoregulacji i świadomego zarządzania własnymi emocjami przez menedżera,
• Wzmocnienie asertywnej postawy i pewności siebie menedżera w sytuacjach trudnych,
• Zwiększenie skuteczności działań podejmowanych przez menedżera, z dbałością o potrzeby i dobrostan zarówno menedżera, jak i  pracowników.

Jak przebiega szkolenie?

Moduł 1: Wprowadzenie do trudnych rozmów

Moduł 2: Przygotowanie do rozmowy

• Jak przygotować się do trudnej rozmowy jako menedżer?
• Określanie celu rozmowy i kluczowych punktów do omówienia: jak tworzyć agendę rozmowy, o co zadbać, jak adaptować agendę do zmieniającej się sytuacji, reakcji pracownika?
• Jak przygotować pracownika do trudnej rozmowy, o co zadbać?
• Analiza drugiej strony: intencje, emocje i potrzeby rozmówcy.

Moduł 3: Metody efektywnej komunikacji w sytuacji trudnej

• Metody tworzenia atmosfery spotkania, wspierające bezpieczeństwo psychologiczne oraz otwartość na informację zwrotną, dialog, poszukiwanie rozwiązań.
• Aktywne słuchanie: jak zadawać pytania wspierające dialog i koncentrację na rozwiązaniach?
• Parafraza i klaryfikacja w sytuacji trudnej: jak budować wspólne rozumienie intencji, celu i argumentów w rozmowie.
• Komunikacja oparta na faktach (model Fact Finder)
• Komunikacja asertywna vs. agresywna i pasywna.
• Błędy komunikacyjne w sytuacjach trudnych: jak ich unikać?

Moduł 4: Trudne rozmowy w praktyce

• Rozmowy dyscyplinarne i przekazywanie negatywnej informacji zwrotnej (modele UFO, FUKO, FKO, Feedforward i model mieszany)
• Rozmowy dotyczące niskiej efektywności pracownika (modele GOLD, WOOP)
• Negocjowanie i rozwiązywanie konfliktów w zespole (koło konfliktu Moore’a, strategie rozwiązywania konfliktów)

Moduł 5: Kontrolowanie emocji i radzenie sobie ze stresem

• Skąd się biorą emocje i jak nasz mózg reaguje na sytuacje trudne w pracy np. negatywna informacja zwrotna (model SARA)
• Sposoby radzenia sobie z obiekcjami i emocjami rozmówców (model HEAR)
• Sposoby samoregulacji w sytuacji trudnej.

Podsumowanie szkolenia

• Matryca CSS (continue-stop-start) + plan działań rozwojowych: konkretne działania wspierające wdrożenie nowych umiejętności?

Metody szkoleniowe

20 % wiedzy teoretycznej w postaci pigułek wiedzy
80% praktyki

• Pigułka wiedzy z przykładami badań dot. omawianego tematu (jakie są trendy na rynku, trudności i skuteczność wdrażanych rozwiązań) oraz dobrymi praktykami zastosowania poznanych metod w organizacjach
• Blok interaktywnych ćwiczeń w parach i grupach opartych o „experience learning” – uczenie przez doświadczenie,
• Autodiagnoza stylu działania menedżera w sytuacjach trudnych w oparciu o model dojrzałości pracownika K.Blancharda, style komunikacji i współpracy wg. modelu DISC oraz model odporności psychicznej 4C
• Analizą pracownika: mapa potrzeb, motywacji i stylu działania w sytuacji trudnej,
• w oparciu o model dojrzałości pracownika K.Blancharda, style komunikacji i współpracy wg. modelu DISC, model odporności psychicznej 4C
• Symulacje i ćwiczenie rozmów z zastosowaniem poznanych modeli i metod, w oparciu o case study
• Analiza materiału wideo: dyskusja i wypracowanie dobrych praktyk
• Wymiana wiedzy i doświadczeń w małych grupach, wypracowanie dobrych praktyk

Materiały dla uczestników

• Przewodnik zawierający opis wszystkich metod i narzędzi omawianych podczas szkolenia, praktyczne wskazówki ich zastosowania, przykładowe scenariusze rozmów oraz rekomendowaną literaturę oraz dostępne w internecie materiały audiowizualne (filmy, podcasty)